Nelle conversazioni con colleghi e clienti, capita spesso che mi venga posta una domanda: “Livia, secondo te quali sono le migliori app per organizzare il lavoro di un creativepreneur?”.
Rispondere mi permette ogni volta di aprire un confronto costruttivo, in cui non solo do la mia opinione sui tool che più apprezzo, ma conosco nuovi strumenti da sperimentare per rendere il mio lavoro quotidiano produttivo e leggero.
Con questo articolo, spero di aiutare anche te a trovare l’equilibrio nella poliedrica vita da freelance, per gestire meglio il tuo tempo, lavorativo e personale.
I migliori strumenti di organizzazione del lavoro, gratuiti e a pagamento
Lo ammetto, carta e penna restano sempre i miei fedeli alleati, ma non sono sufficienti a risolvere il puzzle lavorativo di una freelance che si destreggia tra contabilità, time management e presentazioni Keynote.
Oggi voglio condividere con te gli otto strumenti per organizzare il lavoro che negli ultimi tre anni mi hanno aiutata a pianificare, progettare e, a volte, anche tenere a freno l’entusiasmo da creativa. Perché il tempo ha un valore prezioso per noi freelance e saperlo gestire al meglio è il primo passo per raggiungere i nostri obiettivi di business.
1. Miro, per planning visivi – Gratuito e a pagamento
Miro si presenta visivamente come una lavagna digitale infinita, su cui dare forma a idee e progetti, da solo o in team. Mi aiuta ad avere una visione d’insieme a colpo d’occhio di ogni singolo progetto o di tutti i progetti che sto seguendo contemporaneamente.
Ciò che trovo più utile, soprattutto nei primi utilizzi, sono i tantissimi template già disponibili nella piattaforma e le metodologie di bacheche proposte, per esempio l’OKR, con cui puoi definire gli obiettivi e monitorare i risultati.
Altre tab da cui puoi prendere ispirazione sono dedicate alle mappe mentali, ai brainstorming e ai workflow.
Come usare Miro
Puoi accedere alla piattaforma da computer oppure scaricare l’app per smartphone e tablet. Registrandoti puoi salvare i tuoi progetti e averli sempre a portata di mano ovunque tu sia, un vero vantaggio soprattutto se lavori con più dispositivi e ti destreggi tra lavoro da casa e in ufficio.
Quanto costa
Molte funzioni sono gratuite e possono essere potenziate abbonandosi a uno dei pacchetti previsti: Starter, Business o Enterprise. Nella versione free, hai accesso a sole tre lavagne, che diventano illimitate già nel pacchetto Starter da 8 dollari al mese.
2. Obsidian, per mappare i contenuti – Gratuito e a pagamento
Se anche tu sei dell’idea che “due teste sono meglio di una” nel lavoro, puoi trovare il tuo partner in crime in Obsidian. Funziona come un secondo cervello, che elabora le informazioni digitate nel blocco note per creare mind map e connessioni automatiche, aiutandoti nei brainstorming.
Come scrivono nella sezione About del sito, Obsidian è molto più dell’ennesima app per prendere appunti, perché l’algoritmo semantico comprende il testo e lo rielabora ragionando proprio come faresti tu.
Un vero alleato soprattutto nelle battute iniziali di un progetto creativo. Inoltre, è un tool fenomenale anche per la delega. Immagina se tutte le informazioni e i link scambiati in un progetto in team creassero una mappa mentale a cui ogni collaboratore può accedere per creare contenuti… Sarebbe figo no?
Ho visto utilizzare Obsidian da Designer, Strategist, Copywriter e altri colleghi del mondo digital, tutti con pareri positivi. Attendo anche il tuo!
Come usare Obsidian
È disponibile in versione app, sia per computer che per smartphone e tablet. Puoi usarlo anche senza registrarti, così puoi testarlo prima di creare un account e fornire i tuoi dati. Un approccio etico che mi ha colpito molto.
Quanto costa
Sono disponibili due piani: Personal – gratuito per sempre – e Commercial. Ti consiglio di iniziare senz’altro dal personal o di scaricare l’app e decidere solo in un secondo momento se registrarti o meno.
3. Notion, per gestire i progetti – Gratuito e a pagamento
È sulla bocca di tutti i creator digitali. Ne ho sentito parlare per mesi come la migliore app per organizzare il lavoro e alla fine ho ceduto anch’io e l’ho provata per un anno.
Notion lascia ampio spazio alle diversità di utilizzo. Si adatta con elasticità a ogni attività che può svolgere un creativepreneur, dalla gestione di un piano editoriale, al planning dei progetti, su cui segnare scadenze, milestone, avanzamenti e attività completate.
Personalmente l’ho usato proprio in ottica project management e credo che presto lo adotterò come principale strumento da condividere anche con i miei collaboratori.
Come usare Notion
Hai due modalità: l’accesso alla piattaforma da sito web oppure da app, scaricabile su computer, smartphone e tablet iOS e Android.
Quanto costa
Anche qui trovi formule gratuite e a pagamento. Sono disponibili quattro diversi piani Free (gratuito), Plus, Business, Enterprise, con prezzi accessibili e su misura per ogni esigenza.
4. Calendly, per gestire gli appuntamenti online – A pagamento
Il salvavita di chi vive sempre in call. Calendly ti permette di pianificare i tuoi appuntamenti online grazie a un sistema integrato con sei diversi calendari. Oltre a schedulare il lavoro, Calendly è un’app per organizzare la giornata e destreggiarsi tra i vari meeting.
Al momento della registrazione, Calendly offre circa due settimane di prova con accesso a tutte le funzionalità, per passare poi alla modalità basic in modo automatico. Potresti sfruttare questo lasso di tempo per testarlo e capire se può adattarsi alla tua organizzazione.
Nella versione a pagamento prevede anche l’integrazione con sistemi transazionali come Paypal, utilissimo per esempio, per i freelance che offrono consulenze o call conoscitive con i prospect. L’ho scelta proprio per agevolare anche questo aspetto.
Sul mio sito ho integrato un calendario in alcune pagine servizi perché:
- mi aiuta a risparmiare tempo, perché il sistema avvia un flusso automatico di e-mail di conferma, con tanto di generazione del link di Google Meet, e comunicazioni di reminder per ricordare l’appuntamento sotto data;
- velocizza il processo di prenotazione della call anche per il cliente, che ha già modo di verificare le disponibilità di date e orari e di scegliere quella che si incastra meglio con i suoi impegni.
Come usare Calendly
Ti consiglio di accedere alla piattaforma da computer, soprattutto nella fase iniziale di setting dei dati e dei modelli. Puoi usarlo anche dalle app, disponibili per iOS e Android per un check e delle modifiche veloci.
Quanto costa
Il tool ha una versione free, che ti permette di creare una sola tipologia di evento (es. call di 1 un’ora). In alternativa, con le versioni a pagamento puoi creare più eventi in base alle tue esigenze, a partire dal prezzo di 10 dollari al mese.
5. Meta Business Suite, per programmare i contenuti social – Gratuito
Evoluzione del Business Manager e del Creator Studio, la Business suite racchiude tutti gli strumenti di programmazione, di advertising e di amministrazione di account e pagine social su Facebook, Instagram e Whatsapp.
La uso principalmente per programmare i post sul mio profilo Instagram e per tenere traccia degli insight dopo la pubblicazione di storie, post e reel.
Come usare Meta Business Suite
Da computer o da dispositivi mobili, scaricando l’omonima app dagli store.
Quanto costa
La piattaforma è completamente gratuita e non ci sono formule a pagamento.
6. Language tool, per correggere i refusi – Gratuito
Un tool per correggere i testi mentre li digiti online, per esempio le e-mail oppure le note e gli stessi documenti in Google Doc (per esempio, l’ho usato per verificare i refusi proprio mentre scrivevo questo articolo).
Come ogni editor, puoi aggiornare il dizionario dei vocaboli che non riconosce e renderlo sempre più ricco, adattandolo al tuo stile di scrittura e a inglesismi spesso utilizzato nel mondo dei creativepreneur. Averlo scoperto mi ha permesso di migliorare le tempistiche di lavoro e, di conseguenza, anche la sua organizzazione.
Come usare LanguageTool
Ti consiglio di installare l’estensione su Google Chrome, così da averlo sempre a portata di tastiera ogni volta che redigi un documento o un testo online.
Quanto costa
LanguageTool è gratuito nelle funzionalità base. Puoi tuttavia integrarle con le versioni a pagamento per utilizzarlo anche su Microsoft Word o per migliorare il tuo stile di scrittura grazie al software di intelligenza artificiale integrato.
7. Google Moduli, per creare sondaggi – Gratuito
Compagno fedele in ogni progetto. Lo utilizzo per creare form di candidatura ai miei percorsi, come Personal Aura, per creare interviste e acquisire dati in fase di onboarding o per raccogliere feedback alla consegna di un lavoro. È anche uno strumento utilissimo per generare questionari da integrare nelle newsletter o nelle pagine web.
Come usare Google Moduli
Personalmente preferisco usarlo da computer, perché trovo l’app per smartphone un po’ scomoda. In ogni caso, puoi usarlo da qualsiasi dispositivo desktop e mobile.
Quanto costa
Al momento Google Moduli è uno degli strumenti gratuiti della suite Google. È disponibile anche la versione in abbonamento compresa in Google Workspace.
8. Amberscript, per trasformare audio in testi – Gratuito e a pagamento
L’ho lasciato per ultimo, anche se è tra i miei preferiti. Lo utilizzo durante le call di consulenza per registrare i contenuti e trascriverli in modo pratico e veloce nei documenti o nelle guide che creo per i clienti.
Amberscript mi aiuta a tenere alta l’attenzione e a non distrarmi per prendere appunti: ci pensa lui per me, mentre io posso concentrarmi su ogni prezioso dettaglio.
Come usare Amberscript
Ti consiglio di accedere alla piattaforma da computer, rende più agevole il caricamento delle tracce audio e il download delle trascrizioni, che puoi archiviare sul pc o su un supporto in cloud.
Quanto costa
Dopo una prova gratuita, puoi scegliere tra piani prepagati, abbonamenti mensili e trascrizioni manuali eseguite dallo staff di Amberscript al costo 1.80€ al minuto. Trovi tutti i prezzi e la possibilità di chiedere un preventivo personalizzato sul sito ufficiale amberscript.com.
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